Содержание
Известно, что наибольшую прибыль компания способна принести в самом начале ведения своего жизненного цикла. Далее со стабилизацией выручка также принимает единое значение, несмотря на все существующие варианты получения дополнительного дохода и предпринимаемые попытки. Регулярные корректировки внутренних рабочих моментов помогают пересмотреть изначальную позицию, отработать отдельные взаимосвязи, что в итоге приносит идеально выверенные цепочки, работающие автономно и максимально эффективно. Принцип совершенствования деятельности предприятия в теории знаком и понятен всем, однако когда руководство на практике сталкивается с необходимостью проведения анализа текущей ситуации и создания плана оптимизации бизнес-процессов, возникают закономерные вопросы: как проводится реструктуризация, какие принципы или инструменты применяются в организациях, а также насколько эффективны разные технологии на опыте малых компаний.
Описание задачи и ее целесообразности
Перед тем как начинать оптимизировать существующие бизнес-процессы, в первую очередь необходимо разработать проект, проанализировать его, оценить возможные риски, а затем уже, если итоги устраивают – можно приступать к запуску. Под самой процедурой принимают конкретную последовательность действий, направленную на достижение итогового результата.
Самый простой примет – покупка шкафа через интернет-магазин, включающий оформление, доставку, сборку и сдачу. Так любую ситуацию можно отобразить схематично с использованием компьютерных программ. В том случае, когда в единой цепочке образуется слабое звено – оно нуждается в пересмотре и доработке, что в итоге позволит увеличить скорость, снизить расходы и т. д. Также это дает возможность полностью контролировать работу предприятия и ставить измеримые и доступные для осуществления задачи.
Что значит оптимизация бизнес-процессов
Само понятие подразумевает под собой совершенствование деятельности отдельно взятого подпроцесса или деятельности компании в целом. Благодаря нововведениям в будущем удается достигнуть:
- сокращения стандартного срока на исполнение;
- снижения себестоимости продукта;
- улучшения качества;
- прозрачности операций;
- возможности контроля;
- освобождения ценных ресурсов предприятия;
- совершенствования системы управления и планирования.
При этом к вопросу совершенствования системы подключаются все работники организации, что в свою очередь накладывает повышенные трудозатраты и требует дополнительного времени. В связи с этим можно сделать вывод, что регулярно проводимые нововведения станут дорогим и сложным мероприятием. Лучше всего пересматривать внутренние процессы, на этапе перехода на следующий жизненный цикл, который важно не пропустить.
О наступлении момента необходимости внесения изменений будут свидетельствовать:
- несогласованность действий участников единого проекта;
- увеличение времени на исполнение;
- снижение качества оказания услуг;
- отсутствие четкого разделения труда;
- невозможность установления взаимосвязи между отделами;
- увеличение численности рабочих без повышения эффективности и результативности.
В небольших компаниях явного результата после оптимизации выявить иногда не удается. Наибольший эффект наблюдается в организациях с численностью свыше 100–200 человек.
Когда нужно проводить улучшение бизнес-процессов
В отдельных ситуациях сама процедура, возможно, окажется затратной с точки зрения финансов, времени или сил. Именно поэтому перед принятием решения следует изучить ключевые моменты в работе всего предприятия.
О целесообразности нововведений будут свидетельствовать следующие факторы:
- снижение скорости принятия управленческих решений;
- низкое качество товаров или услуг;
- нет четких границ ответственности;
- нарушение взаимосвязи подразделений;
- несоответствие численности персонала и производительности.
Основные методы оптимизации бизнес-процессов
Специфика каждой компании, а точнее, результаты и поставленные изначально цели сами подтолкнут руководство к идеям модификации бизнеса. При этом потребуется комплексный подход к каждой отдельной ситуации и сфере деятельности. Однако в преобладающем большинстве случаев необходимо руководствоваться сведениями по анализу рынка и рассматривать все доступные способы расширения и модификации проекта.
Принципы
Чтобы все нововведения внедрялись не на один день, а использовались как система в течение продолжительного периода времени следует учитывать несколько базовых правил:
- Создание надежной платформы, а именно проработка каждого бизнес-процесса. Если руководитель не может описать каждый отдельный этап ввиду частых изменений, то оптимизировать в целом нечего. Первым шагом необходимо прийти к стабильности.
- Изучение и проработка базовых операций каждого подпроцесса. Далее необходимо двигаться по принципу от меньшего к большему. В том случае, когда основная база заложена, то допускается использование направления «от общего к частному», который подразумевает под собой выделение слабого звена из общей цепи и его проработку.
- Не следует надеяться только на модификацию одного шага. Вся деятельность компании взаимосвязана. Это значит при нарушении 1 этапа, будет вязнуть вся организация, а значит, и совершенствовать нужно все и сразу.
- Недовольство работников для всех новаторских введений – норма, ведь каждый стремится к стабильности. Также присутствует страх сокращения штата или же увеличения объема работ. Задача руководителя в данный момент обеспечить полноценную информационную поддержку и подробно рассказать о доступных преимуществах.
Виды бизнес-процессов, доступных для оптимизации
Всю деятельность организации условно можно разделить на 4 категории:
- Основная. То есть приносящая прибыль.
- Вспомогательная. Чаще связана с ведением финансов, кадровым администрированием, логистикой и т. д.
- Управленческая. Основанная на ведении стратегического, тактического или оперативного управления.
- Совершенствующая.
При этом границы процессов нечеткие и при необходимости вполне возможно пересечение двух разных форм.
Правила описания
При описании бизнес-процессов следует придерживаться простых правил:
- отображение только стабильной и налаженной ситуации;
- не вдаваться в излишние подробности, но при этом не абстрагироваться. Наилучшим вариантом считается описание 7 шагов;
- при составлении нескольких схем уровень детализации остается одинаковым.
Перед началом работы необходимо выбрать конкретную деятельность и затем уже рисовать блок-шаги. Схематическое изображение не всегда будет стандартным и допускается символическое отображение работников, оборудования. Также допускаются таблицы, фото и видеоролики.
Описание и оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство по разработке проекта с примерами и рекомендациями
Подготовительный этап начинается с определения руководящего состава, который прямым образом влияет на эффективность. Здесь важно четко определить характер человека, его статус, а также доступность отдельных ресурсов. В малых компаниях такую роль занимает генеральный директор, но в больших организациях это будут заместители руководителя, специализирующиеся на отдельных направлениях.
В проектную группу включают одновременно представителей предприятия, а также консультантов со сторонних контор. Действующие сотрудники берут на себя ответственность за совершенствование существующих процессов и выделяют слабое звено цепи, в то время как приглашенные специалисты занимаются обучением доступным методам оптимизации.
Особое внимание следует уделить квалификации организации-консультанта: необходимо изучить имеющийся опыт в сфере, наличие положительных отзывов из рабочей практики. При этом ценовая политика станет лишь вторым и маловажным критерием отбора. Следует понимать, что приглашенная сторона временно станет партнером, который получает всесторонний доступ к стратегически важной и иногда даже секретной информации о клиенте.
Консалтинговая фирма оказывает услуги по аудиту, совершенствованию деятельности каждого подразделения, а также высказывает мнение о необходимости повышения квалификации персонала. Безусловно, каждый руководитель может самостоятельно определить ветви дальнейшего развития, к тому же самообразование никогда не будет лишним. Однако специалисты-консультанты обладают большим опытом и могут справедливо оценить ситуацию со стороны, помогут избежать грубых ошибок.
Среди используемых инструментов можно перечислить:
- исключение, что позволяет уменьшить расходы, устранить помехи и сократить транспортные пути;
- изменение способствует продвижению свежего алгоритма, внедрению новых стандартов относительно объема работ;
- упрощение уберет лишние и ненужные шаги;
- ускорение предполагает внедрение новых технологий или автоматизации процесса, замещение ручного труда;
- стандартизация использует мировой опыт компаний-гигантов;
- взаимодействие необходимо между подразделениями для создания единой инфо-системы;
- добавление – создание нового этапа между отдельными звеньями.
Каждый пункт способствует усовершенствованию деятельности и нацелен на разграничение зон ответственности между существующими отделами. Размытые границы же, наоборот, снижают производительность. Когда сотрудники будут морально подготовлены, можно начинать внедрение первых шагов.
Отдел оптимизации бизнес-процессов: система управления и доступные средства
В целом, следует отметить, что это сложная задача. Сесть один раз и понять все связи в бизнесе, описать их идеальный вариант схематично – невозможно из-за того, что связей слишком много. Если же начинать во всем разбираться, то информация, полученная в результате, может оказаться неактуальной. В связи с этим ситуацию лучше воспринимать не аналитически, а эмпирически.
Для понимания работоспособности каждого действия можно проводить эксперименты, то есть ставить малые цели, измерять их в цифрах. По итогу достаточно просто оценить результат.
Пути оптимизации бизнес-процессов
Среди доступных вариантов совершенствования деятельности можно выделить 4 основных.
Инжиниринг, то есть проектирование или изобретение. Он подразумевает комплекс новых инфотехнологий, которые направлены на моделирование оргструктуры компании. Под указанной методикой подразумевается внедрение технологий менеджмента, управление отдельными звеньями и структурой в целом. Платные услуги допускают консультацию по улучшению эксплуатации и по принципу обслуживания имеющихся объектов. Здесь же структурируется производственные, продажные отделы.
Реинжиниринг предполагает переосмысление и перепроектирование процедур для улучшения достигнутых результатов. Иными словами, необходимо полностью отказаться от имеющихся правил, а за счет привлечения инвестиций внедрить новые технологии. Здесь могут применяться сокращение численности штата, экономия ресурсов, объединение отделов, устранение «слепых зон». Среди рисков выделяют остановку процесса из-за необходимости кардинального изменения отдельных частей. Ре-инжиниринг в наибольшей степени подойдет для бизнеса, который перестал приносить реальную прибыль своему владельцу. При этом оптимизация предпочтительнее, чем банкротство.
Метод непрерывного совершенствования совершенствует этапы под новые потребности. Здесь учитывается планирование динамического и непрогнозируемого рынка. В основе заложено управление процессами с длительным периодом проработки с неостанавливающимся производством. При этом все нововведения вносятся постепенно. В первую очередь они реализуются по отделам. В случае достижения положительного резуьтата, стратегию применяют в отношении всей компании. Параллельно необходимо проводить обучение персонала по новых используемым технологиям и оборудованию.
Total Quality Management подразумевает создание продукта, необходимого для потребителя сегодня. Разработка плана осуществляется одновременно с работой в уже существующем проекте с постепенным замещением. Все действия осуществляются в строго оговоренный срок. Одним из принципов является использование документов системы качества, ориентацию на потребителя, вовлечение каждого сотрудника к достижению целей, непрерывное совершенствование и системный подход.
Совершенствование деятельности всегда будет особым моментом для предприятия. При выборе каждого метода необходимо учитывать продолжительность проведения мероприятий и желаемый результат. Иногда случается так, что при неграмотно проработанном мероприятии происходит снижение производительности и прибыли.
Когда предложения по оптимизации бизнес-процессов действительно необходимы
Если у вас имеются наглядные схемы, то вы можете оценить необходимость внесения улучшений. Обратите внимание на следующие параметры:
- качество услуг или товара;
- промежуточные результаты работы;
- структурированность действий каждого работника;
- скоординированность подразделений;
- эффективность управления процессами, где оценивается сложность, степень потребления ресурсов, наличие/отсутствие логически обоснованных связей, возможность контроля и соблюдение регламентов.
Ошибки при создании бизнес-процессов
При схематичном отображении процессов внутри компании следует исключить следующие ошибки:
- сложные и запутанные цепи;
- создание лишнего шага;
- размытость границ ответственности;
- чрезмерное вовлечение руководства в процессы;
- осуществление избыточного контроля, равно как и его полное отсутствие;
- составление плана только на бумаге и неприменение его на практике.
Заключение
Подводя итог, следует отметить, что оптимизация внутренних бизнес-процессов – очень сложная, а главное, многоплановая задача, ведь за один день анализ деятельности компании, выявление главных проблем на производстве и разработка действительно стоящей стратегии или целого плана невозможны. Все это – кропотливый труд, предполагающий вовлечение не только руководствующего состава или консалтинг-специалистов, но и каждого работника даже самого малого подразделения.
Приступая к внедрению новых усовершенствованных технологий, в первую очередь необходимо создать лояльную обстановку в действующем коллективе, и уже с учетом потребностей выставлять все более новые и совершенные цели. Человеческий ресурс – основная ценность вашей организации и наиболее значимый ее фактор, а значит, не стоит забывать о том, что недовольство коллектива способно свести все старания и усилия специалистов на «нет».
