К понятию IT-аутсорсинг относятся разные виды деятельности в сфере информационных технологий от создания ИТ-инфраструктуры до установки сетевого оборудования и на сегодняшний момент этой услугой активно пользуются множество малых компаний и крупных организаций. Подробнее об этом виде обслуживания расскажем в этой статье.

Общее представление

ИТ аутсорсинг необходим, чтобы освободить персонал от непрофильных задач и рутинных дел, сконцентрировать их силы на главных процессах, и при этом снизить финансовую нагрузку на организацию. Термин пришел из экономических реалий «кризиса 2008 года». В последнее время этот инструмент менеджмента стал еще более актуальным.

Подход информационных систем означает, что бизнес направляет хранение данных стороннему подрядчику. Это делается для того, чтобы сохранить затраты на содержание данных и обеспечить их безопасность.

IT-аутсорсинг простыми словами – это частичная или полная передача заказчиком забот по администрированию и поддержке ИТ-инфраструктуры в специализированную службу, занимающуюся информационным обслуживанием. Она, в свою очередь, решает ряд вопросов – от техобслуживания компьютеров до администрирования серверов. Отличие услуги в том, что клиент полностью передает ответственность за продукт поставщику, то есть позволяет ему делегировать управление командой или разработку программного обеспечения. Такая инжиниринговая передача функций в нужной области выполняется по договору.

Основные виды ИТ-аутсорсинга

управление компанией

Вообще, найти какой-то единый список деления не получится. Однако компании, работающие в одной сфере уже длительное время, придерживаются следующей классификации видов аутсорсинга по:

  • Продолжительности – временный (монтаж, ввод оборудования в пользование; настройка программного обеспечения) или постоянный. На постоянной основе могут быть оказаны самые разные любезности.
  • Виду задействования персонала и ресурсов – внутренний и внешний. Первый вариант подойдет тем предприятиям, которые не имеют собственных серверов, АТС, а второй – тем, кто стремится снизить расходы на поддержание и содержание информационной инфраструктуры.
  • Полноте процессов – стратегический, функциональный и ресурсный. При ресурсном аутсорсинге часть функций аутсорсера сводится к предоставлению заказчика персонала, при функциональном – поставщику передается часть определенных функций по эксплуатации и поддержании инфраструктуры заказчика, а стратегическом — управление IT-инфраструктурой полностью ложится на подрядчика.
  • Первостепенности оказания помощи – критичный и рутинный. В последнем случае аутсорсер берет в исполнение какие-то несрочные повседневные задачи. В критичном аутсорсинге контрагент выполняет срочные и важные дела.

Зачем нужен аутсорсинг в ИТ: что это такое простыми словами

автоматизация бизнеса

Существует мнение, что такой вид работ нужен команде со штатом от 10 человек – это не совсем верно. Использование такого рода службы актуально для любого бизнеса на разных этапах его развития: когда только открывается, начинает развиваться или ставит задачу огромного масштабирования. Этот вид делегирования особенно актуален для компаний, которые являются представителями оптовой и розничной торговли, имеют производственные предприятия. Основным фактором для них является возможность избежать приостановки бизнес-процессов.

Что входит в обслуживание

Аутсорсинговые услуги – это процесс выполнения действий, за которые нанятая команда получает деньги. Каталог содействия большой. Вот что в него включается:

  • полный аудит информационных технологий предприятия;
  • абонентское обслуживание;
  • аренда серверов;
  • обеспечение и настройка инфраструктуры сети;
  • настройка рабочих мест, оргтехники и компьютеров;
  • ремонт телефонных систем;
  • создание и проектирование СКС;
  • настройка и сопровождение СКУД, систем видеонаблюдения.

Обслуживание в сфере IT-аутсорсинга выстраивается по-разному. Это могут быть плановые работы, экстренный выезд специалиста, офлайн поддержка.

IТ-аутсорсинг (outsourcing) в бизнесе: что это такое, стоит ли воспользоваться услугой

кадры

Что делать, если в разгар рабочего, предположим, сломался компьютер? Как вариант, можно разобраться самостоятельно. Другая идея – пригласить знакомого или нанять человека для разрешения проблемы. Держать работника постоянно в штате – не всегда выгодно и рационально. В этом случае вариант с аутсорсингом самый верный. Итак, если не удается разработать план оптимальных действий, выполнить необходимые для рабочих процессов сервисные решения, контролировать производительность компьютеров всех сотрудников – следует скорее обратиться к профессионалам.

Как подготовиться к сотрудничеству

Для начала важно решить, с чем можно справиться своими силами, а что будут решать специалисты. Будет отлично, если удалось проконсультироваться с несколькими менеджерами организаций и спросить у них расценки.

Далее необходимо сопоставить финансовые возможности с нуждами и выбрать соответствующий пакет поручений – полный (больше подходит для крупных фирм) или функциональный (обычно выбирают фирмы с численностью от 10 сотрудников).

Как выбрать подрядчика в сфере IT-аутсорса

При поиске команды рекомендуется обращать внимание на профессиональные и технические навыки. Если же хочется найти надежного партнера, который бы вовлекался в бизнес, переживал за показатели, то лучший способ его поиска – рекомендации знакомых.

Возможные способы поиска поставщика:

  • через «сарафанное радио»;
  • по рейтингу организаций-аутсорсеров;
  • через создание пул и рассылку предложений Request for Proposal с детальным описанием требований;
  • путем обращения в консалтинговую фирму.

Чтобы воспользоваться помощью компетентного подрядчика, для начала нужно внимательно изучить его презентацию и сайт. Следует поинтересоваться, насколько он либерален в планах условий договора. Конечно, еще важно проверить сертификат ISO, лицензию ПО и спросить про службу поддержки.

Стоит выделить конкретно понравившейся кейс и попросить подрядчика рассказать о его особенностях. Также можно узнать, какая команда будет работать над проектом. Если есть возможность, то лучше лично познакомиться с проектным менеджером, потому что успех во многом будет зависеть от него.

При фиксированной форме оплаты труда, начать работу с исполнителем следует после того, как тот предоставит план технического задания.

Добросовестного подрядчика можно проверить, запросив информацию Оpen book – расходов на отпускные, больничные, зарплату, спецодежду.

Что нельзя отдавать на аутсорсинг

Аутсорсить всю систему информационных технологий целиком нельзя. Главное, что никак нельзя доверить внешнему подрядчику – это задачи, связанные с основным продуктом. Это касается и ключевых компетенций (к примеру, разработка ПО, создание механик взаимодействия спикера и аудитории), которые приводят к созданию основной доли стоимости продукта. Уникальные компетенции наработать не получится.

Следующий момент, который заслуживает внимания, является безопасность. Сторонней службе не нужно давать доступа к личным данным клиентов, схем систем контроля доступа к помещениям и объектам, функциям контроля сохранности данных и т. п. Необходимо сразу позаботиться о том, чтобы имелся некий стратегический уровень безопасности (внутри организации).

Аутсорсер или штатный сисадмин

Что больше выгоднее для бизнеса: помощь IT-аутсорсинга или системного администратора? Для некоторых руководителей это спорный вопрос. Как показывает практика, первый вариант значительно рационален в ряде случаев и вот почему.

В среднем по столице зарплата администратора составляет примерно 60 000 рублей. Помимо зарплаты, работодатель отдает за него 22% средств от заработной платы пенсионному фонду, 5,1% взносов в ФФОМС и 2,9% отчислений в ФСС. Да, весомый аргумент, чтобы понять, что содержать сисадмина в штате дорого для бюджета организации. К тому же не каждое предприятие требует с него еженедельного отчета, поэтому в большинстве случаев, он просто бездельничает.

Теперь поговорим о плюсах найма человека из сферы айти-аутсорсинга и что это может принести организации. Он работает по договору (SLA) и вовремя решает возникающие проблемы, по сравнению с системным администратором, который может уйти на больничный или в отпуск, когда возникают непредвиденные ситуации (выходят из строя сервера, слетает ПО).

И вообще, взаимодействовать с поставщиком гораздо проще, чем со штатным сисадмином, который строит взаимоотношение на принципе «ты – работник, а я – работодатель». С ним сотрудничать можно по схеме разового вызова или договора на абонентскую поддержку компьютерной техники.

Преимущества человека из ИТ-аутсорса перед штатным админом

мотивация персонала

Имеются и другие плюсы перехода на аутсорсинг. Например, каким бы квалифицированным ни был сисадмин, ему одного не под силу все досконально сделать. Он просто физически не справится с большим объемом информации и что-то обязательно отложит на потом, а вот отдел специалистов сможет. Им можно доверить разноплановые задачи. С ними не придется переобучать персонал или нанимать новый.

Следующее достоинство приходящего аутсорсера – повышение квалификации и мотивация на продуктивность. Он замотивирован в результате, так как это влияет на его заработную плату. Согласитесь, что системный сисадмин не заинтересован в развитии своих навыков и увеличении производительности (зарплата же не возрастет).

И последний немаловажный факт в пользу аутсорсинговых организаций, это то, что они круглосуточно отслеживают состояние ИТ-инфраструктуры клиента. Проблемы выявляются быстро и мгновенно устраняются. Понятно, что сисадмин не будет круглые сутки присутствовать на рабочем месте.

Возможные сложности

Проблемы с аутсорсером могут возникнуть по поводу денежных средств. Кто будет платить компенсацию в случае нанесенного ущерба? Чтобы не было недоразумений, лучше заранее прописать в договоре, что специалист в случае его вины выплатит полную неустойку за убытки. Он еще может выплатить обговоренную сумму, если нарушит конфиденциальность передаваемой (коммерческой) информации.

Таким же образом в договоре стоит указать порядок отчетности. Обеим сторонам надо делать сверку по выполненным задачам, иначе может случиться недопонимание.

А чтобы получить от аутсорсера всю работу в срок (а не в последний момент с промежуточными результатами), непременно нужно прописать в документе срок сдачи.

Как устроена работа с аутсорсером

портфолио сотрудников

Для начала следует найти ответственного исполнителя. В этом вопросе можно прислушаться к советам знакомых. Если же рекомендаций нет, то на помощь придут биржи фриланса или сайтов в интернете. Откликов будет поступать много, но среди них реально найти эксперта (или организацию) определенного уровня.

После у аутсорсера полезно просмотреть портфолио и спросить про опыт. Иногда, даже образование и наличие диплома не так важно, как наличие опыта. Для определенных нетрудных видов работ (рассылки писем, обработка фотографий) можно нанять и новичка. Тем более, это недорого обойдется.

В зависимости от объема работ и задач, нужно решить заключать договор (документ подряда либо возмездного оказания услуг) или нет. Если проект долгий и сложный, то стоит, а если он не требует длительного времени на выполнение поручений, то по усмотрению.

Если специалист будет являться юридическим лицом, то он сам будет платить налог НДФЛ, а если же физическим – платить социальные отчисления должен работодатель, т.е. вы.

Еще, у аутсорсера надо контролировать выполненную работу. Делать это проще с CRM-системой, Skype, GoogleDocs через отсчеты в виде таблицы.

Как выбрать ИТ-аутсорсера

На самом деле, выбрать команду или отдельного человека не так уж и сложно. Сначала желательно собрать информацию о вашей сети. Это стандартный набор данных (количество компьютеров, модели серверов, списки приложений, тип подключения к интернету и др.), который стоит предоставить компании-поставщику услуг, чтобы можно было оценить стоимость обслуживания.

Факторы надежного аутсорсера:

  1. Хорошая репутация компании. Рекомендуется иметь дело с аутсорсинговыми фирмами, зарекомендовавшие себя уже несколько лет и имеющие массу отзывов.
  2. Приемлемая цена обслуживания. Непрофессиональные подрядчики часто занижают стоимость за мониторинг и обслуживание систем, а специализирующие – всегда имеют приличный прайс расценок.
  3. Использование сервисдеск (тикет-система). Если таковой нет, то и работать со специалистом крайне не рекомендуется.
  4. Подтверждение квалификации. О профессионализме человека можно судить по прохождению аттестации в компаниях (Cisco, Microsoft, Aruba), успешным кейсам.

Надежная аутсорсинговая команда предоставляет клиенту персонального менеджера, который ориентируется во всех проблемах заказчика. Этот момент тоже следует учесть.

Внештатный системный администратор

фриланс

Под вышесказанное понятие подходят фрилансеры, не имеющие юридического статуса. Они могут работать в разных компаниях одновременно, а значит, брать в работу несколько заказов. Такие люди где-то могут числиться на постоянной основе, а в свободное время подрабатывать у частных клиентов. Воспользоваться их обслуживанием выгодно маленьким фирмам, которые готовы доверить нетрудные ИТ-задачи.

Наем небольшой ИТ-группы на условиях аутсорсинга

IT-компания считается малой, если в ней насчитывается от 2 до 5 человек. Она подойдет маленьким фирмам со штатом до 10 работников и для тех предприятий, которые не пользуются специализированным ПО. С ними экономично сотрудничать, потому что они клиентоориентированы. Но из их минусов можно заметить то, что перечень их услуг ограничен.

Организация, которая специализируется на определенных программных продуктах

аутсорсинг

Существуют фирмы, которые предоставляют заказчику сервис по разработке сложных программных продуктов. Вот, например, 1С-франчайзи, Битрикс 24, amoCRM. Такой вариант больше актуален для тех организаций, чья деятельность связана с одним из подобных товаров, а вот необходимость в решении иных задач из спектра ИТ – отсутствует.

Системный интегратор

Интеграторы занимаются эффективным внедрением информационных систем в производственный процесс либо бизнес-процесс нужной компании. В зависимости от масштаба работы, в качестве подрядчика может стать одиночный специалист или же быть целая команда – интегратор. Таким образом решаются многие комплексные ИТ-решения: облегчается контроль бизнес-процессов, снижаются расходы и затраты, повышается производительность. Зачастую пользоваться такими услугами предпочитает средний и малый бизнес, который нуждается в автоматизации.

Заключение

Аутсорсинг в IT-сфере позволяет переложить часть обязанностей со штатных сотрудников на опытных профессионалов. От этого компания существенно экономит денежные средства, получает высокое качество обслуживания.